Ratgeber › Excel oder Software?
ISMS mit Excel oder Software? Ein ehrlicher Vergleich.
Fast jedes ISMS beginnt in Excel und Word. Das ist kein Fehler: Für den Anfang reicht das oft. Mit jedem Asset, jedem Risiko und jedem Audit wächst aber der Pflegeaufwand. Dieser Ratgeber zeigt, wo die Grenze liegt und woran Sie merken, dass Sie sie erreicht haben.
Wann Excel völlig reicht.
Eine Person, ein Standort
Wenn nur eine Person das ISMS pflegt und das Unternehmen überschaubar ist, behält sie in Tabellen leicht den Überblick.
Der Anfang
Für die erste Bestandsaufnahme, eine Gap-Analyse oder einen schnellen Überblick über Ihre Systeme ist eine Tabelle schnell gemacht.
Kein Audit in Sicht
Solange niemand Nachweise verlangt, fällt nicht auf, dass Versionen, Verknüpfungen und Historie fehlen.
Wo Excel an Grenzen stößt.
Die Unterschiede zeigen sich nicht am ersten Tag, sondern im laufenden Betrieb und spätestens im Audit.
| Anforderung | Excel und Word | ISMS-Software |
|---|---|---|
| Zusammenhänge zwischen Assets, Risiken und Maßnahmen | Querverweise von Hand, brechen bei jeder Änderung | Verknüpfungen in beide Richtungen, immer aktuell |
| Risikobewertung | Formeln je Tabelle, leicht versehentlich überschrieben | Einheitliche Methodik, berechnet und nachvollziehbar |
| Erklärung zur Anwendbarkeit | Eigene Tabelle, muss von Hand nachgezogen werden | Entsteht aus den verknüpften Daten |
| Versionen und Freigaben | „final_v3_neu.docx“ | Versionierung mit Prüfung, Freigabe und Änderungsprotokoll |
| Fristen und Erinnerungen | Kalendereinträge, wenn jemand daran denkt | Aufgaben mit Fälligkeit und E-Mail-Erinnerung |
| Mehrere Bearbeiter | Gesperrte Dateien, Kopien, widersprüchliche Stände | Gleichzeitiges Arbeiten mit Rechten je Rolle |
| Nachweis im Audit | Zusammensuchen aus Ordnern und Postfächern | Berichte und Exporte auf Knopfdruck |
| Kosten | Keine Lizenz, aber viel Pflegezeit | Lizenz, dafür deutlich weniger Pflegezeit |
Sechs Anzeichen, dass Sie Excel entwachsen sind.
Trifft mehr als die Hälfte zu, kostet Sie die Tabelle mehr Zeit, als eine Software kosten würde.
Mehrere pflegen mit
Fachabteilungen, IT und ISB arbeiten in denselben Dateien und überschreiben sich gegenseitig.
Die Zertifizierung steht an
Ein ISO-27001-Audit oder NIS2-Nachweise sind geplant, und Sie fragen sich, wie Sie alles belegen sollen.
Verweise stimmen nicht mehr
Risiko R-17 verweist auf eine Maßnahme, die längst anders heißt oder gar nicht mehr existiert.
Fristen rutschen durch
Reviews, Berechtigungsprüfungen oder Lieferantenbewertungen werden vergessen, weil niemand erinnert.
Niemand weiß, welche Datei gilt
Es gibt mehrere Stände derselben Richtlinie, und keiner ist sicher freigegeben.
Der ISB verwaltet statt zu steuern
Die meiste Zeit fließt in das Pflegen von Listen statt in die Verbesserung der Sicherheit.
Ihre Excel-Arbeit ist nicht verloren.
Was Sie bisher erarbeitet haben, ist die beste Grundlage für den Umstieg. Drei Tipps aus der Praxis:
Mit dem Inventar beginnen
Assets und Lieferanten zuerst übernehmen, denn darauf bauen Risiken und Maßnahmen auf.
Dokumente importieren
Bestehende Richtlinien aus Word übernehmen und dabei gleich Version und Freigabe sauber setzen.
Aufräumen statt kopieren
Der Umzug ist die Gelegenheit, Dubletten und veraltete Einträge zu bereinigen.
Der Schritt nach Excel muss nicht teuer sein.
WolfISMS ist für den Mittelstand gebaut: Assets und Lieferanten importieren Sie aus Excel, Richtlinien aus Word, und die kostenlose Version zeigt Ihnen ohne Risiko, ob es passt.